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Höfliche E-Mails an HR/IT: Standardsätze mit Konjunktiv II

Mini-Artikel + 2 Lückensätze: Höfliche E-Mail an HR/IT – Standardsätze und Konjunktiv höflich einsetzen.
DannisDannis
3 min reading time
Work: offices and call centersProgrammingVocabulary

Keywords:

AnbeiKönnten Sie …?Mit freundlichen GrüßenRückmeldung
(Illustration)

Warum höflich schreiben? Du bittest um Hilfe oder Infos. Mit Konjunktiv II klingst du weicher und respektvoll: Könnten Sie …? Würden Sie …?

Betreff: kurz + klar. Beispiel: "Zugang zum VPN – Anfrage"

(Illustration)

Anrede: Guten Tag Frau Müller, (Name bekannt). Neutral: Guten Tag, (Name unbekannt).

Dateien: Anbei finden Sie die Datei. Alternativ: Im Anhang sende ich Ihnen die Details.

(Illustration)

Bitte höflich formulieren: Könnten Sie bitte meinen Zugang freischalten? Statt: Schalten Sie meinen Zugang frei! (zu direkt)

Rückmeldung: Ich freue mich auf Ihre Rückmeldung. Oder: Über eine kurze Rückmeldung würde ich mich freuen.

(Illustration)

Abschluss: Vielen Dank im Voraus. Mit freundlichen Grüßen + Vor- und Nachname.

Mini‑Vorlage: Guten Tag …, ich habe ein Problem mit … Könnten Sie …? Anbei die Details. Vielen Dank. Mit freundlichen Grüßen …

Comprehension check:

Ergänze: _____ Sie mir bitte den neuen Zugang freischalten?
Können
Könnten
Machen
Polite requests in German often use Konjunktiv II (würde-/könnte-/hätte-Forms). “Könnten Sie …?” sounds more polite than “Können Sie …?”.
Think: soft, hypothetical tone = Konjunktiv II.
Welche Formulierung passt? _____ finden Sie die Logfiles.
Anbei
Dabei
Daneben
“Anbei” is the standard word in emails for “attached/attached here”. “Dabei” means “with it/by it”; “Daneben” means “next to it/beside it”.
It’s the typical word used to introduce attachments in emails.
Welche Schlussformel ist standardmäßig am formellsten?
Beste Grüße
MfG
Mit freundlichen Grüßen
Danke und tschüss
“Mit freundlichen Grüßen” is the standard formal closing. “MfG” is too informal/abbreviated. “Beste Grüße” is friendly but less formal. “Danke und tschüss” is not appropriate for formal emails.
Think of the classic full phrase used in formal business emails.

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