Citas en extranjería: pide, confirma y cambia con cortesía
Dannis
Citas sin sonar brusco: usa condicional + suavizadores. Ej.: ¿Podría…?, ¿Sería posible…?, Querría…, Necesitaría… (как «могли бы/хотел бы/нужно было бы»).
Pedir: Querría pedir cita para [trámite]. ¿Podría decirme qué días hay disponibles? (вежливо).
Confirmar: Solo para confirmar, tengo cita el [día] a las [hora], ¿verdad? Muchas gracias. (как «хочу уточнить»)
Cambiar/Cancelar: Disculpe, necesitaría reprogramar mi cita del [fecha]. ¿Sería posible otra fecha esta semana? (мягко, без приказа)
Por teléfono: Buenos días. Llamo para pedir cita previa para [trámite]. ¿Me podría indicar horarios disponibles?
Suavizadores útiles: por favor, cuando pueda, si no es molestia. Y use usted en oficinas. (как «Вы»)

Mejor ¿Podría…? que ¿Puede…? El condicional suena más cortés (особенно с usted).
Da una razón breve: ¿Podríamos cambiar la cita? Es que ese día tengo un examen. (es que = «дело в том, что…»)